Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

SAMIA (Smart Academic Management Information Application) est édité par Consistency Solutions, société établie au Cameroun, joignable à l'adresse info@consistency-solutions.com et au +237 680 014 493.

Il faut distinguer deux situations :

• Les données scolaires (élèves, parents, personnel). C'est l'établissement scolaire qui décide de les collecter et de leur usage : il en est le responsable de traitement. Consistency Solutions agit comme sous-traitant : nous fournissons le logiciel et, en formule hébergée, nous conservons les données pour le compte de l'école, en suivant ses instructions. Si SAMIA est installé sur les serveurs de l'école (installation sur site), les données ne quittent pas l'établissement et nous n'y avons accès que sur demande d'intervention.
• Les données de prospection et de support (une école qui demande une démonstration, un message envoyé à notre adresse de contact). Nous en sommes alors responsables de traitement.

Si vous êtes parent d'élève et que votre demande concerne le dossier de votre enfant, adressez-vous d'abord à l'établissement : c'est lui qui détient et maîtrise ces informations. Nous l'assistons chaque fois que c'est nécessaire.

2. Données que nous traitons

SAMIA traite uniquement les données nécessaires au fonctionnement d'une école. Selon les modules activés par l'établissement, il s'agit de :

Ces informations proviennent de l'établissement scolaire, des dossiers d'inscription remis par les familles, et de l'usage de l'application par le personnel et les parents.

Nous ne vendons aucune donnée, nous ne les louons pas et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires ni pour du ciblage marketing.

3. Pourquoi nous les traitons

• Gérer la scolarité : inscriptions et réinscriptions, dossiers élèves, classes, certificats de scolarité et cartes scolaires.
• Assurer le suivi pédagogique : saisie des notes, calcul des moyennes et des rangs, édition des bulletins.
• Gérer les frais scolaires : encaissements, reçus, suivi des impayés et des remises.
• Informer les familles : envoi des bulletins, des relances de paiement, des convocations et des annonces de l'école.
• Produire les rapports officiels attendus par la direction et les autorités de tutelle (effectifs, statistiques, carte scolaire).
• Sécuriser l'application : authentification, gestion des droits d'accès, journal d'audit, sauvegardes.

Le fondement de ces traitements est l'exécution de la mission éducative et du contrat scolaire liant l'établissement aux familles, l'intérêt légitime de l'école à administrer son activité, le respect de ses obligations légales et réglementaires, et — pour les communications qui ne sont pas strictement nécessaires à la scolarité — le consentement des personnes concernées.

4. Communication par WhatsApp, SMS et e-mail

SAMIA permet à l'établissement d'envoyer aux parents des messages liés à la vie scolaire : mise à disposition d'un bulletin, rappel d'échéance de frais, convocation, absence d'un élève, information générale. Ces messages sont envoyés par l'école, en son nom, à partir des coordonnées que les familles lui ont communiquées lors de l'inscription.

Consentement et opposition

Un parent qui communique son numéro de téléphone à l'école accepte d'être joint pour les besoins de la scolarité de son enfant. Vous gardez toutefois la main :

• Pour ne plus recevoir de messages, répondez STOP au message reçu, bloquez l'expéditeur dans WhatsApp, ou demandez simplement à l'établissement de retirer votre numéro de la liste de diffusion.
• Pour changer de canal (recevoir par e-mail plutôt que par WhatsApp, par exemple), indiquez-le à l'école : les préférences de contact sont enregistrées dans le dossier de l'élève.
• Vous continuerez néanmoins à recevoir les communications que l'établissement est tenu de vous adresser dans le cadre de la scolarité de votre enfant, par un autre moyen.

Coût et fréquence

Les messages sont envoyés à l'initiative de l'établissement, en fonction des événements de la vie scolaire. Ils ne sont pas facturés au parent destinataire ; l'école supporte le coût des envois auprès de l'opérateur.

5. Avec qui les données sont partagées

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes de l'établissement habilitées par la direction, chacune selon ses droits d'accès (un enseignant ne voit pas la comptabilité, un caissier ne saisit pas les notes). En dehors de l'école, nous faisons appel à un nombre restreint de prestataires techniques :

Chacun de ces prestataires n'intervient que pour la finalité indiquée et reste tenu à la confidentialité. Les données peuvent, de ce fait, être traitées hors du Cameroun (notamment en Europe et aux États-Unis) : nous privilégions des prestataires reconnus, offrant des garanties contractuelles de protection des données.

Enfin, l'établissement peut être tenu de transmettre certaines informations aux autorités de tutelle (ministère en charge de l'éducation, inspections, examens officiels) au titre de ses obligations réglementaires, ou de répondre à une réquisition judiciaire régulière.

6. Durées de conservation

• Dossiers scolaires des élèves : conservés pendant la scolarité de l'élève dans l'établissement, puis archivés par l'école conformément à ses obligations en matière d'archives scolaires (notamment pour rééditer un bulletin ou un certificat des années plus tard).
• Données financières (paiements, reçus) : conservées pour la durée exigée par la réglementation comptable et fiscale applicable.
• Historique des messages envoyés (numéro, contenu, statut de remise) : 12 mois au maximum, le temps de justifier des envois et d'établir la facturation, puis supprimé.
• Journaux techniques et d'audit : 12 mois.
• Demandes de démonstration et échanges commerciaux : 3 ans à compter du dernier contact, sauf si vous nous demandez de les supprimer plus tôt.

À la fin de la relation contractuelle avec un établissement, ses données lui sont restituées dans un format exploitable, puis supprimées de nos serveurs.

7. Sécurité et hébergement

• Accès protégé : chaque utilisateur dispose d'un compte nominatif et d'un mot de passe, et ne voit que ce que ses privilèges lui autorisent.
• Chiffrement des échanges : toutes les communications avec l'application passent par une connexion chiffrée (HTTPS).
• Cloisonnement par établissement : chaque école dispose de sa propre base de données, isolée de celle des autres écoles.
• Traçabilité : les créations et modifications de données sont journalisées.
• Sauvegardes régulières, afin de pouvoir restaurer les données en cas d'incident.

Aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données susceptible d'affecter des personnes, nous en informons sans délai l'établissement concerné et l'assistons dans les démarches et notifications requises.

8. Données des mineurs

SAMIA traite par nature des données concernant des élèves mineurs. Ces données sont fournies par l'établissement et par les parents ou tuteurs légaux dans le cadre de l'inscription scolaire ; les élèves ne créent pas de compte de leur propre initiative. Elles ne servent qu'au suivi scolaire de l'enfant et ne font l'objet d'aucun profilage publicitaire ni d'aucune cession à des tiers à des fins commerciales. Les droits sur ces données s'exercent par l'intermédiaire des parents ou du tuteur légal.

9. Vos droits

Vous disposez, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, du droit :

• d'accéder aux données vous concernant, ou concernant votre enfant, et d'en obtenir une copie ;
• de les faire rectifier lorsqu'elles sont inexactes ou incomplètes (orthographe d'un nom, date de naissance, numéro de téléphone) ;
• d'en demander l'effacement, lorsque leur conservation n'est plus justifiée ;
• de vous opposer à certains traitements, notamment à la réception de messages non indispensables à la scolarité ;
• d'en demander la portabilité, dans un format lisible et réutilisable.

Ces demandes s'adressent en priorité à l'établissement scolaire, qui est responsable du dossier de l'élève. Vous pouvez également nous écrire à info@consistency-solutions.com : nous transmettons la demande à l'établissement et l'accompagnons pour y répondre, en principe sous 30 jours.

10. Ce site internet et les cookies

Le site www.samia-edu.com est un site vitrine. Il ne dépose aucun cookie de suivi, n'utilise pas d'outil de mesure d'audience et ne vous piste pas d'un site à l'autre. Les seules données transmises sont celles que vous nous adressez volontairement en nous écrivant (nom, école, coordonnées, contenu du message), pour répondre à votre demande.

11. Modifications de cette politique

Cette politique peut évoluer, notamment pour tenir compte de nouvelles fonctionnalités de SAMIA ou d'évolutions réglementaires. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement significatif, les établissements utilisateurs en sont informés directement.

12. Nous contacter

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données :

• Consistency Solutions — éditeur de SAMIA
• E-mail : info@consistency-solutions.com
• Téléphone : +237 680 014 493
• Cameroun

Si votre demande porte sur le dossier scolaire d'un élève, indiquez-nous le nom de l'établissement concerné : nous vous mettrons en relation avec le bon interlocuteur.